Kako učinkovito komunicirati putem e-maila?

Vaš Inbox mora biti prazan, a neželjenu poštu je najbolje odmah obrisati!

E-mail je potpuno izmijenio način rada. Ako se ispravno koristi, može poslužiti kao idealan poslovni alat, no može biti i strahoviti gubitak vremena. Statistike pokazuju da uredski zaposlenici u prosjeku dnevno pošalju oko 30 e-mailova, dok menadžeri i osobe na visokim pozicijama i više od toga.
Stoga vam donosimo nekoliko savjeta kako "upravljati" e-mailovima, te kako Inbox "držati" urednim da biste imali vremena i za ostale zadatke. Međutim pripremite se da će, unatoč uloženom naporu, spam poruke nahrliti i u savršeno organiziran Inbox, te budite svjesni da postoji opasnost da "zaraze" vaš kompjuter virusima, stoga ih redovito brišite.
Najvažnije je razvrstati dolazeće poruke
Vaš Inbox mora biti prazan. Stoga je važno "pročistiti" dolaznu poštu, što znači da morate obrisati poruke za koje smatrate da su nevažeće, uključujući i spam – mailove, dok je ostale poruke najpametnije razvrstati po važnosti. Primjerice, e-mail sandučiće sortirajte po imenima suradnika. Tako ćete lakše čitati poštu i pronaći podatak koji vam je potreban.

Kako odrediti prioritete:
• Provjerite imena pošiljatelja. Ukoliko zamijetite ime s kojim se niste do sad susreli, razmislite očekujete li važan e-mail od novog poslovnog partnera?
• Provjerite što piše u naslovu (Subject) e-maila. Je li dokument važan podatak ili samo vijest?
• Neželjenu poštu (Spam) najbolje je odmah obrisati.

Odgovarajte u fazama
E-mail je najbrži način komuniciranja u poslovnom svijetu, no to ne znači da je potrebno na pristiglu poštu odmah odgovoriti.
• Kratak potvrdan odgovor dovoljan je kada, primjerice, odgovarate na upitnu rečenicu: "Vrijedi li sastanak u 10.00? - Da možemo dogovoriti sastanak u 10.00 sati", ili ako vam suradnik pošalje važne podatke. Onda je dovoljno odgovoriti samo: "Hvala na korisnoj informaciji".
• Ako niste u mogućnosti odgovoriti odmah, ili odlučite da ćete odgovoriti kasnije, ipak obavijestite pošiljatelja da ste dobili poruku i da ćete ubrzo na nju odgovoriti.

To je posebno korisno u slučaju kada trebate prikupiti dodatne informacije prije nego što pošaljete odgovor, ako je predmet e-maila neko složeno pitanje i trebate vremena da razmislite o odgovoru, te ako ste nervozni, frustrirani ili zbunjeni porukom koju ste dobili, pa vam je potrebno neko vrijeme da se "ohladite", prije nego što pošaljete suvisao odgovor.

Izvor: Moj posao , A.T.

Savjet:Koristite webmail ako ste u mogućnosti jer je puno manja mogućnost zaraze
na taj način se poruke automatski ne downlodaju na računalo kao što je to slučaj s outlookom,eudorom,thunderbirdom(rukovaocima e-mailom)
a mnogi virusi koriste sigurnosne propuste baš u tim programima,te automatski šalju zaražene poruke svima u vašem adresaru
Savjet 2:U vašem radnom okruženju ,znači radni kolege,suradnici na projektu itd. ,najbrži ,najefikasniji način komunikacije je preko skype-a jer omogućuje brzo slanje datoteka(koliko puta ste nekom poslali e-mail i onda ga zvali telefonom da mu to kažete),veličina datoteke je neograničena,odmah signalizira poruku,slanje datoteke,omogućava konferencijski rad,voice over,(a čak ima i malu galeriju smajlija)
više puta smo par kolega i ja umjesto da u subotu visimo u uredu odradili posao svaki iz svog doma

kako sprječiti tonu neželjene pošte?

većina neželjene pošto dolazi od toga da se registriramo kojekuda(forumi,stranice za download itd.)(a onda se čak nikada više ni ne logiramo)
dosta takvih jednostavno prodaje spisak e-mail adresa oglašivačima itd i adrese procure

Savjet: za sve te "lijeve" registracije treba imati jednu mail adresu na nekom besplatnom sajtu koju koristimo samo za to a svoju adresu s kojom komuniciramo NE KORISTITI u takve svrhe

govorim za svoju poslovnu adresu, i ne lutam po kojekakvim stranicama

tu nemožeš ništa osim uključit filtere ako ima u postavkama
adresa je vjerovatno otišla u "javnu upotrebu" jer je netko tko te ima u adresaru bio zaražen jednim od virusa koji šalje sve adrese iz adresara na sajt onoga koji je pisao virus

a gdje su ti filteri?

a budu u postavkama/properties ali to ovisi na kojem servisu imate mail
najbolje je ako nisi sigurna da kontaktiraš administratora u firmi

jesam, i oni kažu da tu ne mogu napraviti ništa
blago meni

a onda nek ti malo izmjene adresu,prebace adresar i poštu
i obavjestiš sve koje treba da je promjenjena
ono kužiš "prezime.ime(znamenka)@firma.hr

hvala na savjetu, ali ovo je kod mene neizvedivo
u svakom slučaju, hvala

Ja imam tako..jedan mail za gluposti a jedan za normalno komuniciranje.. i mogu vam reći da je to super. ali kada uđem u onaj za gluposti ajme smeča

sigurna sam da taj mail za gluposti više koristiš

jaooo jel baš svugdje moraš turiti jezika ..kako si jaoooj ..idme se baciti s mosta

ona izreka : tko tebe kamenom ti njega kruhom
danas dobija novo značenje:

tko tebe s Yanom,ti njega s Kikicom

a jesi opičen